Команда й оплата праці
Премія офісним працівникам: як пов’язати її з результатом
Як визначити особисту частину премії, врахувати загальний план компанії та заздалегідь розрахувати діапазон виплат.
Фахівець із закупівель вчасно підготував замовлення, але відділ продажів не виконав плану. Бухгалтер закрив місяць, хоча частину вихідних даних отримав із запізненням. Якщо в обох випадках премія цілком залежить від виручки, працівникам важко зрозуміти, які дії допоможуть їм заробляти більше. Почніть із результату, за який відповідає конкретна посада. Загальний план компанії можна врахувати окремо, у заздалегідь обмеженій частині премії.
Опишіть результат, яким скористається інша людина
Виберіть одну офісну посаду й запитайте, хто користується результатом цієї роботи і що саме має отримати. Керівникові потрібен комплект звірених даних до фінансової наради. Складу потрібні підтверджені дати постачання, щоб спланувати приймання. Новому працівникові до першого робочого дня потрібні погоджені права доступу й обладнання. Для таких результатів можна визначити строк і спосіб перевірки якості.
Для кожної посади запишіть, коли робота вважається готовою, від якого моменту відлічують строк і де фіксують виконання. Наприклад, комплект документів на постачання готовий, коли в ньому є підтверджене замовлення, погоджені умови й дата постачання. Строк відлічують із моменту отримання повної заявки. Джерело для перевірки — журнал заявок із датою передання комплекту та позначкою працівника, який його прийняв.
Окремо визначте, як діяти, коли робота залежить від інших. Працівник може нагадати про брак даних і вчасно попередити про ризик прострочення. Можливості вплинути на те, коли інший відділ передасть відомості, у нього може не бути. Тому запізнення з переданням даних і власне прострочення виконавця варто фіксувати окремо. Якщо суперечки виникають у кожному періоді, спершу налагодьте обмін даними й перевірте, чи справді працівник може впливати на обраний результат.
Оберіть один вимірюваний показник з умовою щодо якості
Для фахівця із закупівель підійде частка комплектів, прийнятих у погоджений строк. У знаменнику — усі комплекти, строк подання яких припав на цей період, зокрема прострочені й незавершені. У чисельнику — лише ті, які прийняли вчасно й без істотних помилок. Якщо рахувати тільки закриті завдання, достатньо залишити складні заявки відкритими, щоб показник поліпшився. Умова приймання захищає і від формального закриття завдань, коли виправляти помилки доводиться складу.
Коли заявок мало, відсоток різко змінюється навіть через одну з них. За кількох постачань на місяць доцільніше взяти довший розрахунковий період або встановити прості вимоги до якості й строків без щомісячної шкали. Зміну обсягу роботи теж варто відстежувати окремо. Якщо заявок побільшало, перевірте завантаженість і чергу, перш ніж пояснювати кожне запізнення роботою виконавця.
Узгодьте з працівником, які помилки вважати істотними, хто підтверджує приймання і протягом якого часу можна виправити запис у журналі. Перевірте домовленість на кількох реальних завданнях. Якщо відділ, який приймає роботу, і виконавець по-різному розуміють слово «готово», відсоток показуватиме розбіжності в правилах.
Розділіть оклад і дві частини премії
Оклад забезпечує передбачуваний дохід. Для премії визначте цільову суму за нормального результату. У ній виділіть особисту частину за вимірюваний результат роботи і, якщо є зрозумілий зв’язок із роботою відділу, частину за загальний план. Для загального показника потрібні затверджений план, джерело фактичних даних і визначена дата підбиття підсумків. Якщо працівник не може пояснити, як робота його відділу допомагає компанії виконати цей план, для цієї посади достатньо особистого показника.
Особисту й загальну частини зручно рахувати окремо. Якщо множити всю премію на загальний коефіцієнт, нульовий результат компанії обнулить і особисту частину, навіть коли працівник виконав власний план. Заздалегідь визначте межі коефіцієнтів і покажіть, як вони впливають на суму. Загальний коефіцієнт застосовуйте лише до виділеної під нього частини. Розмір окладу в розрахунку залишається фіксованим.
Розрахуйте три сценарії на одному прикладі
Умовний приклад. Оклад фахівця становить $1 200, цільова премія — $300. Із неї $240 припадає на особистий результат і $60 — на загальний план. Якщо не менш як 95% комплектів прийнято вчасно й без істотних помилок, особистий коефіцієнт дорівнює 1. За результату від 85% до менш як 95% він дорівнює 0,5, нижче за 85% — 0. Загальний коефіцієнт дорівнює частці виконання погодженого плану компанії й обмежений значенням 1. Цифри ілюструють розрахунок, а пороги слід обирати за даними конкретної посади.
Нарахування за період = оклад + особиста сума × особистий коефіцієнт + загальна сума × загальний коефіцієнт.
За особистого результату 97% і виконання загального плану на 80% працівникові нарахують $1 488: $1 200 + $240 + $48. Якщо за тих самих 80% загального плану особистий показник становить 90%, сума нарахування дорівнює $1 368: $1 200 + $120 + $48. За виконання обох умов для повної премії нарахування становить $1 500. У цій моделі загальний результат змінює виплату щонайбільше на $60, а особистий — на $240.
Перевірте також межу між рівнями шкали. Коли результат сягає 95%, особиста премія у прикладі зростає відразу на $120. Якщо за ваших обсягів одна невелика заявка регулярно змінює виплату на таку суму, спробуйте плавнішу шкалу або довший період. Перевірте обраний варіант на даних попередніх періодів до погодження правил.
Заздалегідь визначте, як діяти в періоді без заявок. Ділення на нуль не дає показника для премії. Якщо такий період можливий, погодьте правило до запуску, наприклад перевірку за довший проміжок, коли набереться достатньо завдань.
Перевірте розрахунок до першої виплати
Перерахуйте кілька минулих періодів для однієї посади. Візьміть звичайний місяць, період низької завантаженості й період із великою чергою. Врахуйте затримку вихідних даних, спірне приймання та пізнє виправлення запису. Перевірте, чи може працівник відтворити розрахунок за тими самими даними, а керівник — побачити причину зміни премії без ручного перегляду умов.
Потім визначте максимальні витрати на всю групу працівників. Додайте оклади й максимальні премії, врахуйте супутні витрати роботодавця та звірте суму з фондом оплати праці й календарем виплат. Якщо фонду вистачає на нарахування лише в типовому місяці, перегляньте суми премій до запуску. Умови й дати переходу погодьте завчасно з урахуванням чинних правил оплати праці у вашій юрисдикції.
Перший результат цієї роботи — короткий розрахунковий лист для однієї посади. У ньому зазначено прийнятий результат, джерело даних, особисту й загальну суми, шкали та приклади виплат. Запропонуйте працівникові перевірити за ним один закритий період. Коли обидві сторони розуміють розрахунок і суми вкладаються в бюджет, можна обговорювати модель для наступної посади.