Фінансові поради
Звідки береться касовий розрив і як його пережити
Чому бракує грошей на дату платежу, як порахувати дефіцит і обрати дії. Розбираємо на умовних прикладах, зберігаючи різницю між прибутком і коштами.
Касовий розрив виникає, коли до строку обов'язкового платежу бізнесу бракує доступних коштів. Він можливий навіть у прибуткової компанії: виторг уже визнано, але покупець заплатить пізніше.
Тепер він не спить ночами, погано їсть і шукає гроші.
Умовний приклад, усі суми в USD: до 10-го числа на рахунках є $8 000 і очікується ще $3 000, а сплатити потрібно $15 000. Бракує $4 000. Надходження $12 000, обіцяне на 20-те число, не покриває зобов'язання на 10-те.
Тому спочатку визначте розмір дефіциту й дату його виникнення. Затримка зарплати чи іншого обов'язкового платежу не має ставати способом планування; наслідки потрібно оцінювати заздалегідь.
Далі порівнюють реальні варіанти: підтверджене прискорення оплати клієнта, погоджену відстрочку постачальника, перенесення необов'язкової покупки або відповідне фінансування. Варіант має закривати дефіцит у потрібний день, а не лише покращувати підсумок місяця.
Розберемо типові причини на вигаданому прикладі підприємця Вані. Усі суми й події нижче є ілюстрацією, а не історією клієнта АТМ.
У Вані інтернет-магазин і шоурум телефонів. Він закуповує товар у закордонного постачальника й продає покупцям у своїй країні. Між закупівлею, доставкою, продажем та отриманням оплати минає час.
Припустімо, валова маржа телефону становить 35% від виторгу. Це ще не чистий прибуток: із валового прибутку потрібно покрити решту витрат бізнесу.
Ваня може потрапити в касовий розрив безліччю способів.
Причини умовно поділимо на дві групи: непередбачені втрати або вилучення коштів із бізнесу та розбіжність строків надходжень і виплат. В обох випадках грошей на потрібну дату бракує, але виправляти потрібно різні причини.
1. КОЛИ ГРОШЕЙ РЕАЛЬНО НЕМАЄ
ЗАБРАВ СОБІ ЗАБАГАТО
Ваня зібрав багато попередніх замовлень на нову модель телефону, тож у касі з'явилися гроші. Він вирішив побалувати себе й купив особистий ноутбук за $2 000, узявши кошти з цих авансів.
Але коли телефони прийшли, виявилося, що продавець переплутав модель. Покупці вимагають повернути гроші й не хочуть чекати обміну. Ноутбук доведеться продавати.
Як запобігти: Розділяти кошти бізнесу та власника. Навіть після розрахунку прибутку перед виплатою собі потрібно перевірити зобов'язання, платіжний прогноз, резерв і обмеження на розподіл. Отриманий аванс не стає вільними грошима власника.
Якщо сталося: Визначити, скільки коштів власник реально може повернути в бізнес і до якої дати. Продаж особистої покупки лише один із варіантів; порівняйте строки, втрати та інші доступні способи відновити кошти на зобов'язання.
❌ НЕ ЗАПЛАНУВАВ ВИТРАТИ
Цього разу з партією телефонів усе гаразд. Ваня заплатив працівникам, продовжив оренду складу, а решту коштів перерахував собі, не перевіривши весь календар зобов'язань.
Але ось облом. За кілька днів на пошту приходить нагадування про продовження рекламного контракту. Через цей канал до Вані приходить 50% клієнтів, тому вибір тут простий: або платиш, або втрачаєш продаж.
І щоб не потрапити в касовий розрив, Ваня повертає частину коштів у бізнес та оплачує рекламний контракт.
Як запобігти: Вести платіжний календар. До нього вносити всі необхідні витрати на тиждень, місяць або рік уперед. Створити фонди під різні витрати й відкладати гроші заздалегідь.
Якщо сталося: Перерахувати календар платежів. Відокремити обов'язкові виплати від покупок, які можна перенести, підтвердити очікувані надходження й заздалегідь погодити зміни графіка з контрагентами. Якщо розглядаєте кредит, перевірте його повну вартість і джерело погашення.
📹 ВЕБІНАР: ЯК НАВЕСТИ ПОРЯДОК У ГРОШАХ БІЗНЕСУ
Якщо зараз витрати обганяють дохід, а збирати не виходить, подивіться це заняття. Покажемо, як навести в грошах бізнесу ідеальний порядок.
❌ ФОРС МАЖОРИ
Це такі ситуації, від яких ніхто не застрахований. Уникнути їх дуже складно, можна лише підстрахуватися.
Наприклад, на складі погано організовано облік і рідко проводять інвентаризацію. Зникнення товару помічають пізно: продати його вже не можна, а постачальнику ще потрібно платити. Без достатнього резерву це може спричинити касовий розрив.
Або вантажівка з телефонами потрапила в аварію під час доставки клієнтам. Товар пошкоджено, страхового відшкодування в цьому прикладі немає. Потрібно заново оцінити надходження, повернення покупцям і витрати на заміну товару.
Або ось ще. Телефони лежали на складі. Ніхто не помітив, що після дощу з даху підтікає. За ніч телефони намокли й не вмикаються. Потрібно їх ремонтувати, продавати з уцінкою чи списувати. Бізнесу знову бракує грошей.
Як запобігти: Продумати, які форс-мажорні обставини можуть супроводжувати ваш бізнес. Поставити камери, перевіряти склад, декларувати вантаж, сплачувати страховку. Заздалегідь створити фінансову подушку для покриття цих витрат. Відкладати гроші легше, ніж вилучати велику суму одразу.
Якщо сталося: Обмежити подальші втрати, зафіксувати пошкодження та перевірити доступне відшкодування. Потім оновити прогноз надходжень і виплат: резерв може покрити частину збитків, але його достатність потрібно порахувати.
2. КОЛИ ГРОШІ Є ТІЛЬКИ НА ПАПЕРІ
Ваня послухався порад із попередньої частини. Він правильно розподіляє гроші, намагається уникати касових розривів.
Справи йдуть добре, бізнес росте, і він вирішує вийти на оптових клієнтів. Тепер він постачає телефони до салонів зв’язку.
Але касові розриви підстерігають його і тут.
ВІДВАНТАЖИВ ІЗ ВІДСТРОЧКОЮ ОПЛАТИ
Оптовий договір може передбачати відстрочку оплати.
Тоді товар відвантажують зараз, а гроші отримують у погоджену дату. Оплата не обов'язково залежить від того, чи встиг покупець перепродати товар: це визначають умови договору.
У травні Ваня відвантажив телефони магазину з оплатою в липні. Продаж уже створив виторг і дебіторську заборгованість, але гроші від покупця ще не надійшли.
Зарплату, оренду, рекламу, податки та інші обов'язкові виплати до липня потрібно покрити з доступних коштів або заздалегідь забезпеченого фінансування. Позитивний прибуток за цим продажем сам по собі дефіциту не усуває.
Якщо покупець не платить у строк, заборгованість стає простроченою. Потрібно підтвердити причину й нову дату оплати, а в консервативному прогнозі відкласти або виключити непідтверджене надходження.
Як запобігти: Намагайтеся, щоб вам завжди платили, перш ніж ви самі повинні будете заплатити. Попросіть розстрочку у постачальників та передоплату у покупців.
Якщо сталося: Завантажити інструкцію. Там поради про те, як повернути прострочену дебіторську заборгованість.
ІНСТРУКЦІЇ: ЯК ПРАЦЮВАТИ З ДЕБІТОРКОЮ І КРЕДИТОРКОЮ
Перша допоможе швидше закрити борги, не зіпсувавши відносини з постачальниками. Друга — зібрати всі оплати, що зависли, у клієнтів, не доводячи до суду.
❌ ЗАТЯНУВ ТЕРМІНИ
Ваня укладає контракт із салоном зв’язку. За перевіреною схемою замовляє товар із Китаю, але той застрягає на митниці.
Тепер у нас зворотна ситуація: клієнт готовий платити, але телефонів немає, а гроші на них витрачено.
Ніхто не скасовує обов’язкові платежі Вані, які він ризикує прострочити через затримку.
Як запобігти: Так само, як і у випадку з форс-мажорами. Варто продумати весь шлях товару та спробувати передбачити всі труднощі.
Якщо сталося: зв’язуватися з митницею та якнайшвидше вирішувати питання форс-мажору. Передомовлятися з постачальником, шукати додаткові джерела фінансування.
ЩО В ПІДСУМКУ?
Разовий касовий розрив і стійкий збиток потребують різних рішень. Якщо бізнес постійно витрачає більше, ніж заробляє, саме лише залучення коштів не виправить його економіку.
Для тимчасового розриву можуть підійти погоджена відстрочка, резерв або кредитна лінія. Вони не обов'язково псують репутацію, але умови, вартість і строк повернення потрібно перевірити до взяття зобов'язань. Непогоджене прострочення створює окремий ризик.
Щоб помічати дефіцит заздалегідь, дотримуйтеся простих правил:
1. Слідкуйте за грошима. Складіть календар платежів, у якому зазначте, коли і скільки вам повинні та коли ви повинні.
2. Намагайтеся, щоб вам завжди платили, перш ніж ви самі повинні будете заплатити.
3. Відкладайте на всі витрати наперед. Створіть фонд на форс-мажори та випадки простроченої дебіторської заборгованості. Заповнюйте їх.
4. Плануйте доходи та витрати
Так ви зможете за кілька тижнів або місяців передбачити касовий розрив і матимете час, щоб йому запобігти.